شرکت‌ها و کسب و کار‌هایی که محصولاتی را در انبار خود نگه می‌دارند، باید همیشه اطلاعات دقیقی درباره تعداد موجودی و کالا‌هایی که هست را، داشته باشند. یکی از عملیات‌های مهم که در انبار‌ها انجام می‌شود، انبارگردانی است. این روش موجودی دقیق انبار را شمارش کرده و یکی از رایج‌ترین روش‌ها در این زمینه است.
آشنایی با انبارگردانی
انبارگردانی عملیاتی در حسابداری است که طی آن فضای انبار به طور فیزیکی کنترل شده، موجودی کالاها به صورت دستی شمارش شده و در یک یا چند بازه زمانی مشخص مورد بررسی قرار می‌گیرد. سپس موجودی را با موجودی ثبت شده در سیستم انبار مقایسه می‌کنند. معمولاً این کار به صورت سالانه انجام می‌شود و باید با رعایت یکسری اصول و به دقت انجام شود. به طور مثال باید تمامی کالا‌های موجود در انبار دارای تگ نام و برچسب باشند، ورود و خروج تمام افراد به انبار کنترل شود و باید انبار به درستی پلمپ شود.
البته برخی شرکت‌ها که مواد و کالای زیادی دارند یا آنکه تعداد انبار‌های آن‌ها بالا است، این کار را چند بار در سال انجام می‌دهند. تمامی قوانین و اصول انبارگردانی برای نگهداری و مراقبت از مواد کالا‌های موجود در انبار انجام شده و اهمیت زیادی دارد. موجود کالاها نشان دهنده میزان دارایی است و در پایان دوره مالی موجودی کالاها در میزان سود و زیان شرکت تأثیر قابل توجهی دارد. به همین دلیل این عملیات از اهمیت بالایی برخوردار است.
هدف از انجام انبارگردانی چیست؟
هدف از انبارگردانی شمارش کالا‌های موجود در انبار و اطمینان از وجود کمی و کیفی آن‌ها است. معمولاً این کار با حضور سرپرست انبارگردانی، گروه کنترل و انباردار انجام می‌شود. گروه شمارشگر شامل دو نفر است که یک نفر شمارش کرده و نفر بعدی ثبت را انجام می‌داد. نکته مهم در این زمینه حضور انباردار است؛ زیرا به محل کالاها آگاهی داشته و کمک بزرگی در این زمینه می‌کند. اگر انباردار حضور نداشته باشد، این کار غیر به سختی انجام شده و باعث شلوغی و به هم ریختگی انبار می‌شود.
انواع انبارگردانی
انبارگردانی در هر شغلی دارای انواع مختلفی است. به طور کلی ۳ نوع انبارگردانی وجود دارد که در زیر به بررسی آن‌ها می‌پردازیم:
انبارگردانی پایان سال
این نوع انبارگردانی یک بار در سال و آن هم در پایان سال انجام می‌شود. تمامی کالا‌های موجود شمارش می‌شوند، تا موجودی انبار به سال بعد منتقل شود. این کار برای تشخیص سود و ضرر انجام می‌شود. طی انجام این فرآیند شرکت مربوطه نسبت به مسائلی چون محصولات راکد که در زمان طولانی به فروش نرسیده‌اند، کمبود بودجه، نقص یا خرابی کالا آگاه می‌شود.
انبارگردانی میان دوره
این نوع انبارگردانی در اواسط سال انجام شده و بعد از نیم سال اول انجام می‌شود. در این زمان می‌توان کالاها را شمارش کرده و موجودی انبار را با صورتحساب‌های مالی تطبیق داد. با انجام این کار انبارگردانی نهایی دقیق‌تر انجام می‌شود.
انبارگردانی رندوم
این عملیات در بازه‌های زمانی کوتاه انجام شده و طی آن از درستی موجودی ثبت شده در انبار اطمینان حاصل می‌شود. در این انبارگردانی برخی کالاها به صورت رندوم و تصادفی انتخاب شده و شمارش می‌شوند. در صورت وجود عدم مغایرت با کالا‌های ثبت شده خیلی سریع متوجه خواهید شد. این کار در فواصل نامشخص انجام شده و ضریب خطا را کاهش می‌دهد. معمولاً این کار برای افزایش دقت در امور و بررسی نحوه عملکرد نیرو‌ها انجام می‌شود.
دفعات شمارش کالا در انبارگردانی
معمولاً شمارش در انبارگردانی در دفعات متعددی انجام می‌شود تا ضریب خطا کم شده و دقت بیشتر شود. در زیر به دفعات شمارش موجودی کالا اشاره شده است:
تک شمارشی: در این صورت موجودی یک بار شمارش می‌شود و در صورتی که با عدد ثبت شده در کاردکس مغایرت نداشته باشد، گزارش صحیح بودن موجودی صادر می‌شود. اما اگر مغایرتی بین این دو وجود داشته باشد، کالاها لیست شده و باید مجدداً آن‌ها را شمارش کرد.
دو شمارشی: در این حالت در انبارگردانی موجودی انبار دو بار شمارش می‌شود و اگر هر دو بار عدد با هم برابر باشند شمارش درست و معتبر بوده و موجودی صحیح اعلام می‌شود. اما در صورتی که در هر دو نوبت عدد نهایی با هم تفاوت داشته باشند، باید مجدداً و برای بار سوم کالاها را شمارش کرد.
سه شمارشی: در این صورت برای بار سوم کالاها شمرده شده و عدد به دست آمده به عنوان موجودی درست ثبت و ارسال می‌شود.
مزایای انجام انبارگردانی
انبار یکی از بخش‌های مهم شرکت است که تمام کالاها و تولیدات در آنجا نگهداری می‌شود. انبارگردانی یکی از کار‌هایی است، که سود و ضرر شرکت را نشان می‌دهد. این کار مزیت‌های بسیاری دارد که شامل موار زیر می‌شود:
با انجام این عملیات از ارقام موجود در صورت حساب‌های مالی مطمئن می‌شوید. کاهش خطای پرسنل و جداسازی موجودی‌های غیر قابل مصرف و ایجاد نظم در انبار از دیگر مزیت‌های این کار است؛ همچنین از تجمع زیاد کالا در انبار جلوگیری کرده و مانع از زیان به دلیل رد شدن تاریخ انقضا و خرابی می‌شود.
نکات مهم در انبارگردانی
نکات مهمی درباره شمارش موجودی انبار وجود دارد که باید به آن توجه شود. این نکات عبارتند از:
نکات مهم قبل از شمارش کالا
اول باید یک فرد مناسب انتخاب شود که به عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی حضور داشته باشد. این فرد باید دستورالعملی که از قبل تهیه شده است، را بررسی کرده و اگر مشکلی وجود داشت، قبل از شروع شمارش به مسئولین شرکت اطلاع دهد. روز‌ها و ساعت انجام انبارگردانی باید مشخص شود و بخش‌های مختلف در جریان تعطیلی انبار در آن روز‌ها باشند. گروه‌هایی که برای شمارش درنظر گرفته شده‌اند، باید تعیین شده باشند و آموزش لازم را دیده باشند. فرد هماهنگ‌کننده باید بررسی کند که اقلام به نحوی چیده شده باشند که شمارش آن‌ها آسان باشد. باید کالا‌های اسقاطی و بدون استفاده از دیگر کالاها جدا شوند.
نکات مهم حین شمارش کالا
گروه‌های دو نفری مشخص می‌شوند تا موجودی کالاها را ثبت کنند. یک نفر جنس‌ها را شمرده و نفر دوم باید آن‌ها را ثبت کند. بهتر است دو بار هر بار یک نفر متفاوت موجودی‌ها را شمارش کنند. اگر موجودی براساس وزن ثبت می‌شود، باید وسایل لازم برای وزن کردن در دسترس باشد.
نکات مهم بعد از شمارش کالا
اگر دو گروه مختلف موجودی را شمارش کرده و عدد نهایی با هم متفاوت باشد باید برای بار سوم شمارش آن انجام شود. برای بار سوم باید هر دو گروه و حسابرسان حضور داشته باشند تا دوباره موجودی شمارش شده و عددم نهایی و درست به دست آید. بعد از اتمام شمارش اگر نیاز به اصلاح در برگه‌های شمارش است، باید حسابرس و هماهنگ‌کننده در جریان باشند و آن را تأیید کنند. در نهایت چاپ فاکتور رسمی انجام شده و در اطلاعات شرکت قرار می‌گیرد.
انبارگردانی عملیاتی است که طی آن کالا‌های موجود در انبار شمارش شده و ثبت می‌شود. انبارگردانی انواع مختلفی داشته و سود و زیان شرکت در آن سال به انجام درست و دقیق آن بستگی دارد. این کار در چند مرحله و با حضور انباردار باید انجام شود.
سوالات متدوال
انبارگردانی چیست؟
عملیاتی در حسابداری است که طی آن فضای انبار کنترل شده و موجودی کالاها شمرده می‌شود.
مزایای انجام انبارگردانی را بیان کنید؟
اطمینان از ارقام موجود در حساب‌های مالی، کاهش خطای پرسنل، جلوگیری از تجمع زیاد کالاها در انبار، جلوگیری از رد شدن تاریخ کالاها و ممانعت از زیان
بدون دیدگاه