در چاپخانه‌ها و سازمان‌های مختلف به طور روزانه کاغذ، اسناد، بنر تبلیغاتی و فایل‌های مختلفی چاپ می‌شوند. برای چاپ علاوه بر کاغذ هزینههای جانبی زیادی لازم می‌باشد. این هزینه‌ها را با روش‌های مختلف کاهش می‌دهند. چاپ سیاه و سفید به جای رنگی، حذف حاشیه‌های اضافی کاغذ، انتخاب روش به صرفه چاپ و…. از شیوه‌های رایج بهینه سازی هزینه‌ها هستند. انتخاب گرماژ کاغذ در هزینه‌ها مؤثر است. گرماژ بالا ضخامت کاغذ را افزایش می‌دهد؛ در نتیجه هزینه‌ی چاپ بالا می‌رود.در کاغذ‌ها با هدف کاهش مخارج چاپ از رنگ‌های کمتری استفاده می‌کنند. انجام چاپ‌های رنگی در مقایسه با سیاه و سفید به هزینههای بالایی نیاز دارند.در ادامه‌ی مقاله با چند روش کاهش هزینههای چاپ آشنا خواهید شد.
بهینه سازی هزینههای چاپ
چاپخانه‌ها به طور روزانه کاغذ، پوستر، روزنامه، کتاب، بنر تبلیغاتی و کاغذهای مختلفی را چاپ می‌کنند. چاپ این لوازم به هزینههای متفاوتی نیاز دارد. همچنین در شرکت‌ها، سازمان‌ها و مراکز مختلف دستگاه‌های چاپ وجود دارند که به طور روزانه چاپ‌های درون سازمانی انجام می‌دهند. هزینه‌ی چاپ در اغلب کسب و کار‌ها وجود دارد. بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف دارای دستگاه چاپ هستند و چاپ کاغذ، اسناد و مدارک مختلف به طور مکرر انجام می‌شود. برای چاپ علاوه بر کاغذ هزینههای جانبی زیادی لازم می‌باشند. مقدار این هزینه‌ها را با روش‌های مختلفی می‌توان کاهش داد. برخی مخارج چاپ به علت برون سپاری پروژه‌ها می‌باشد. در ادامه به معرفی چند روش خواهیم پرداخت که مطمئناً در کاهش هزینههای چاپ مؤثر هستند.
کاهش حاشیه یا قسمت خالی صفحات
در هنگام چاپ بسیار مشاهده شده که متن اصلی وسط کاغذ نوشته می‌شود و بقیه‌ی صفحه خالی است. صفحه‌‌ی کاغذ را متناسب با عکس و متن مورد نظر انتخاب کنید. در مواقعی که به خصوص چاپ را برای کار‌های شرکت خود انجام می‌دهید این روش پیشنهاد می‌شود. برای مثال در مایکرو سافت ورد حاشیه‌های کاغذ با ۲۵/۱ اینچ تنظیم می‌شوند شما آن را به ۸/۰ برسانید. کاهش حاشیه حدود ۵ درصد هزینه‌ی چاپ را کمتر خواهد کرد.
چاپ سیاه و سفید کاغذ
برای بهینه سازی هزینههای چاپ،کاغذ را به شکل سیاه و سفید چاپ کنید. چاپ رنگی کاغذ‌ها و اسناد مختلف حدود ۸ برابر میزان هزینه‌ها را افزایش می‌دهد. برای انجام چاپ رنگی برق، زمان و رنگ زیادی لازم می‌باشد.در مواردی که به جزئیات خاصی نیاز دارید و در رنگ سیاه و سفید به خوبی قابل تشخیص می‌باشد نباید آن را به صورت رنگی چاپ کنید.
چاپ دو صفحه در یک صفحه
برای مواد غیر ضروری و داخل سازمانی لازم نیست متن‌ها و فایل‌ها را در صفحات جداگانه چاپ کنید. برای صرفه جویی در هزینه‌ها بهتر است دو صفحه را در یک صفحه قرار دهید. در این روش مقدار هزینههای مصرف کاغذ و سایر موارد ۵۰ درصد کاهش می‌یابد.
بررسی فایل‌ها و اسناد با کامپیوتر
برای بهینه سازی هزینه‌ها بیشتر اسناد و فایل‌ها را با کامپیوتر بررسی کنید. چاپ هر دفعه‌‌ای برخی متون و ایجاد تغییرات در آن‌ها میزان هزینه‌ها را چند برابر افزایش می‌دهد. در چاپخانه‌ها که مقدار سفارش‌ها همواره بالا است چاپ در هر بار به مقدار زیادی هزینه‌ها را بالا می‌برد. در شرایطی که با کامپیوتر کار‌ها به انجام می‌رسند نیازی به چاپ دوباره‌ی آن‌ها نیست.
انتخاب روش چاپ به صرفه
برای چاپ اسناد و مدارک دو روش چاپ افست و دیجیتال وجود دارد. چاپ افست زمان بر بوده و به برق و هزینههای جانبی زیادی نیاز دارد. در مقابل هزینههای چاپ دیجیتال نسبت به افست پایین‌تر است. کاغذ‌ها و اسناد با روش دیجیتالی به آسانی و با صرف هزینه‌ی کم چاپ می‌شوند.
قطع دستگاه چاپ در زمان اوج مصرف برق
در زمان‌های اوج مصرف برق دستگاه چاپ را خاموش کنید. در این زمان ممکن است مقدار مصرف انرژی دستگاه بالا باشد. در این مواقع برای صرفه جویی در زمان می‌توانید کار‌های بسته بندی و امورات مختلف را انجام دهید. همچنین برخی دستگاه‌های چاپ در اثر کار کردن زیاد زودتر از کار می‌افتند با قطع کردن ساعت خاصی در روز هزینه‌ی تعمیرات آن‌ها کاهش می‌یابد.
استفاده از فونت‌های مناسب
نوع فونت انتخاب شده در کاهش هزینه‌ها بسیار مؤثر است. کاتالوگ‌ها و بروشورهای انگلیسی اگر فونت مناسبی داشته باشند مقدار هزینههای چاپ را کاهش می‌دهند. فونت‌هایی مانند Gothic در مقایسه با Arial به هزینههای کمتری نیاز دارند. بنابراین مناسب‌ترین فونت را برای چاپ فایل‌ها و اسناد انتخاب کنید.
تنظیمات پیش فرض دستگاه
برای کاهش هزینههای چاپ پیش فرض دستگاه را تنظیم کنید. هر چقدر کیفیت متون و اسناد بالاتر باشد هزینههای چاپ افزایش می‌یابند. اگر چاپ درون سازمانی است این تنظیم بهتر است انجام شود. برای کار‌های تبلیغاتی و بازاریابی کیفیت کاغذ‌ها اهمیت بالایی دارد. پیش فرض دستگاه را طوری تنظیم کنید که علاوه بر افزایش کیفیت مقدار هزینه‌ها کاهش یابد.
سفارش چاپ در حجم بالا
چاپ کاغذ و اسناد مختلف را به طور عمده سفارش دهید. در سفارش‌های دارای حجم بالا تخفیف می‌دهند. همچنین مقدار عمده در کاهش هزینههای حمل و نقل، رفت و آمد و سایر مخارج مؤثر است. در سفارش‌های بالا چاپ افست در مقایسه با چاپ دیجیتال ارزان‌تر در می‌آید. اگر برای چاپ زمان زیادی دارید بهتر است روش چاپ افست را انتخاب کنید.
استفاده از رنگ‌های کمتر
چاپ کاغذ با رنگ‌های متنوع به هزینه‌ی بالایی نیاز دارد. در چاپ هر چقدر تعداد رنگ‌های به کار رفته کمتر باشند همان قدر میزان هزینه‌ها کاهش خواهند یافت. امروزه در اغلب چاپ‌ها از رنگ‌های نقره‌ای و طلایی بیشتر استفاده می‌کنند. رنگ‌های پایه میزان هزینه‌ها را به مقدار زیادی کاهش می‌دهند.
چاپ با کاغذهای معمولی
نوع کاغذ در مقدار هزینه‌ی چاپ تأثیر دارد. برخی افراد در چاپ از کاغذهای معمولی و یا گلاسه استفاده می‌کنند. برای بازاریابی و تبلیغات نیز می‌توان از کاغذ معمولی در اندازه‌های کوچک استفاده کرد. کاغذ‌ها تنوع بالایی دارند و باید برای چاپ باکیفیت‌ترین و مناسب‌ترین آن‌ها انتخاب شوند.
انتخاب مناسب گرماژ کاغذ
گرماژ معیار سنجش کیفیت ورقه‌های چاپی می‌باشد برای بهینه سازی در هزینه‌ها باید گرماژ مناسبی را برای کاغذ‌ها انتخاب کنید. برای مثال گرماژ ۱۲۵ به این معنا است که هر ورق کاغذ در متراژ ۱ متر و ۱۲۵ گرم وزن انتخاب شود. مقدار گرماژ هر چقدر بالا باشد ضخامت کاغذ‌ها نیز افزایش می‌یابد که بالا بودن هزینههای چاپ را بدنبال دارد. بهترین گرماژ برای چاپ کاغذ عدد ۸۰ می‌باشد.
انجام کار توسط افراد ماهر
نحوه‌ی چاپ و انجام کار در صرفه جویی هزینه‌ها بسیار مؤثر هستند. افراد کار بلد با موارد گفته شده در بخش‌های قبلی آشنا هستند و آن‌ها را رعایت می‌کنند. این افراد با چاپ سیاه سفید و حذف قسمت‌های خالی و انجام کار‌های دیگر در هزینههای چاپ صرفه جویی می‌کنند. همچنین خرابی دستگاه چاپ و هزینههای تعمیر توسط افراد ماهر بسیار کاهش می‌یابند.
انجام چاپ دو رو
برای لوازم خانگی مانند تلویزیون یا یخچال بروشور‌هایی را چاپ می‌کنند که افراد مختلف را راهنمایی کنند. برای بهینه سازی هزینه‌ها در تهیه‌ی کاغذهای راهنما، به صورت پشت و رو آن‌ها را چاپ کنید. در لوازم خانگی که نیاز نیست بروشو بزرگی تهیه شود این روش به صرفه‌تر است.
استفاده از فرمت PDF
برخی اسناد و مدارک را با فرمتPDF ایمیل کنید. این فرمت هزینه‌ها را تا حد قابل توجهی کاهش می‌دهد. همچنین موقع پرینت گرفتن از اینترنت فقط قسمت‌هایی را که لازم است چاپ کنید. پرینت از اسناد و کاغذهای مختلف به طور روزانه در سازمان‌های مختلف انجام می‌گیرد.
چاپ کاغذ و اسناد مختلف در چاپخانه‌ها و شرکت‌ها به طور مکرر انجام می‌شوند. برای چاپ هزینههای مختلف نیاز می‌باشد اما این هزینه‌ها با شیوه‌های رایج قابل کاهش هستند. چاپ با روش دیجیتالی و افست انجام می‌شود. برای چاپ دیجیتالی هزینه‌ی کمتری لازم است اما در سفارشات عمده چاپ افست کاغذ‌ها به صرفه‌تر می‌باشد. علاوه بر این انتخاب کاغذ مناسب با ضخامت پایین، چاپ سیاه و سفید و فونت مناسب کاغذ در کاهش هزینه‌ی چاپ مؤثر هستند.
بدون دیدگاه