به جرات می توان گفت یکی از اصلی ترین وسایل مورد نیاز یک حسابدار برای شروع کار، دفتر قانونی حسابداری می باشد و می توان گفت این دفاتر اولین چیزی هستند که هر حسابدار باید در هنگام آموزش علم حسابداری با آن‌ها آشنا شود. در این مقاله که توسط دفتر فنی مرسدس گردآوری شده است قصد داریم با دفاتر قانونی حسابداری رسمی و غیررسمی آشنا شویم و ویژگی و کاربردهای مختلف آن را به شما نشان دهیم.
دفترهای حسابداری
دفاتر حسابداری که به آن دفاتر قانونی نیز گفته می شود، درحقیقت محل ثبت تمام اتفاقات مالی می باشد که قبل از آن در اسناد حسابداری ثبت و توسط مدیریت شرکت تایید شده است. ( مشخصات چاپ فاکتور رسمی دارایی )
دفتر روزنامه
منظور از دفتر روزنامه دفتری است که کلیه معاملات و تراکنش های مالی صورت گرفته در واحد اقتصادی باید در آن به ترتیب تاریخ ثبت شود. دفتر روزنامه شامل چندین ستون شماره ردیف، تاریخ به صورت روز و ماه، شماره دفتر کل، شرح، مبلغ بدهکاری یا بستانکاری بصورت ریال می‌باشد.
شرکت ها برای تهیه صورت های مالی از دفتر روزنامه استفاده می کنند. معمولاً در شرکت ها و موسسه های بزرگ که حجم رویدادهای مالی بسیار زیاد است، ممکن است برای هر نوع معامله مالی یک دفتر روزنامه جداگانه استفاده شود. دانلود رایگان فایل لایه باز دفاتر اداری
تفاوت دفتر روزنامه با دفتر کل
تفاوت اصلی که بین این دو دفتر وجود دارد، در تعداد دفعاتی است که باید اطلاعات مالی در آن ها ثبت شود. همچنین علاوه بر اطلاعات مالی که در هر کدام از این دفترها توسط مدیر مالی یا حسابدار وارد می‌شود، تفاوت های دیگری نیز بین این دو دفتر وجود دارد. در دفتر روزنامه کلیه اتفاقات تجاری یک مجموعه باید ثبت شود اما در دفتر کل اطلاعات جزئی ثبت نمی گردد و فقط سرفصل های حسابداری آن مانند جمع بدهکاران، جمع دارایی و … نوشته می شود. فاکتور برگشت از فروش چیست؟
انواع دفتر حسابداری
به صورت کلی دفاتر حسابداری به دو دسته اصلی تقسیم می شوند.
دفترهای رسمی یا قانونی : این دفاتر که خود به دو دسته دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می شوند، باید طبق قانون حتماً تهیه و تنظیم شوند و اجبار قانونی درباره آن وجود دارد.
دفاتر غیر رسمی : این دفاتر که به نام دفاتر کمکی نیز شناخته می شوند، برای تهیه آن ها هیچگونه اجباری وجود ندارد و فقط به منظور آسان کردن کار و افزایش دقت در هنگام حسابداری از آن ها استفاده می شود که معروفترین آن ها دفتر معین می باشد. چند مورد از مهم ترین و پر استفاده ترین دفاتر معین را در زیر براش شما معرفی خواهیم کرد :
- دفتر معین بانک
- دفتر معین بدهکاران
- دفتر معین اموال
- دفتر معین بستانکاران
چرا استفاده از دفاتر قانونی دارای اجبار می باشد؟
همانطور که در ابتدای متن به این موضوع اشاره کردیم، اجبار قانونی برای داشتن این دفاتر در تمامی شرکت ها، موسسات مالی و اقتصادی وجود دارد. علت این اجبار قانونی این است که این دفاتر وضعیت کلی حساب‌های یک مجموعه را چه از نظر بدهکاری و یا چه از نظر بستانکار بودن به صورت کاملا صریح و واضح مشخص می کنند. یکی دیگر از دلایل اهمیت این دفاتر این است که استفاده از دفاتر حسابداری باعث کاهش اشتباهات در هنگام حسابداری، ثبت کلیه جزئیات مربوط به یک معامله یا رویداد مالی و منظم کردن اطلاعات مالی یک سازمان بر اساس تاریخ می باشد. تفاوت فاکتور رسمی معتبر با فاکتور غیر معتبر
دفاتر قانونی حسابداری را چه زمانی می توانیم دریافت کنیم؟
براساس قانون تمامی اشخاص حقوقی و حقیقی که وظیفه تنظیم دفتر های قانونی حسابداری را دارند، باید قبل از شروع سال مالی جدید دفاتر حسابداری خود را تهیه کنند. البته باید اشاره کرد که این کار بستگی به نوع کسب و کار دارد و در برخی از موسسات بزرگ در طی سالی چندین بار دفتر حسابداری تهیه می شود. حسابداری ارزی چیست؟
دفتر کل و دفتر روزنامه چگونه نوشته می شود؟
حسابدار یا مدیر مالی مجموعه یا موسسه وظیفه نوشتن معاملات مالی را با دقت بسیار زیاد درون دفتر حسابداری دارد. نکته قابل توجه درباره ثبت امور مالی در این دفتر ها این است که شما طبق آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم، فقط ۱۵ روز زمان دارید تا یک رویداد مالی را در این دفاتر ثبت کنید. زیرا اگر یک رویداد مالی مهم بعد از ۱۵ روز ثبت شود، باعث بی اعتبار شدن و منحل شدن دفتر قانونی خواهد شد. در ادامه به برخی از مهمترین نکات مربوط به نحوه نوشتن دفاتر روزنامه و دفتر کل اشاره خواهیم کرد.
- شماره سند حسابداری رویداد های مالی باید به ترتیب و از عدد صفر نوشته شوند.
- در قسمت شرح باید خلاصه‌ای از رویداد مالی بنویسید.
- قسمت تاریخ رویداد مالی را حتماً به صورت صحیح پر کنید.
- توجه داشته باشید که حساب بدهکار را دقیقاً باید بر روی همان خطی که تاریخ سند و شماره سند نوشته شده، ثبت کنید.
- حساب بستانکار باید در یک خط پایین تر و کمی با فاصله از سمت راست نوشته شود.
- اولین خط از شروع هر صفحه باید عبارت “منقول از صفحه قبل” و در آخرین خط ار هر صفحه باید عبارت “نقل به صفحه بعد” را نوشت.
- برای هر یک از حساب های مالیاتی باید یک صفحه جداگانه برای ثبت در نظر گرفته شود مانند حساب های پرداختی.
- در پایان هر صفحه از دفتر، حتماً باید جمع مانده بدهکار و بستانکار تعیین شود.
- در صورتی که ثبت رویداد اشتباه انجام شد، باید توسط خودکار قرمز روی آن خط کشید و سپس با خودکار سیاه ثبت جدیدی را بالای ثبت اشتباه قبلی انجام دهیم.
- حساب هایی که در دفتر ثبت می کنید باید به ترتیب دارایی‌ها، بدهی ها و در نهایت سرمایه ها نوشته شود.
معمولاً چه اشتباهاتی در تحریر دفاتر قانونی رخ می دهد؟
- ثبت اشتباه یک سند حسابداری
- رعایت نکردن اصول نگارشی دفتر نویسی
- جا انداختن یک سند حسابداری
- وجود مغایرت بین اطلاعات ثبت شده در نرم افزار حسابداری با اطلاعات ثبت شده در دفتر
- تاخیر بیش از حد مجاز برای ثبت اطلاعات امورمالی در دفتر
سخن پایانی
در این مقاله که توسط دفتر فنی مرسدس جمع آوری شده است، تلاش کردیم تا اطلاعات کاملی را درباره دفاتر حسابداری قانونی، نحوه استفاده از آن ها، اشتباهات رایج در هنگام استفاده و باقی مطالب در خدمت شما عزیزان قرار دهیم.
بدون دیدگاه