پیش فاکتور رسمی یک برگه تجاری است که قبل از قطعی شدن معامله فروشنده توافقات خود را با جزئیات کامل با خریدار در آن درج می‌کند. امروزه در کسب و کارهای گوناگون استفاده از این برگه تجاری بسیار مورد اهمیت قرار گرفته است و می‌توان گفت، برای چاپ پیش فاکتورهای رسمی دفتر مهندسی مرسدس با تجربه و تخصصی که در این زمینه دارد، می‌تواند بهترین طراحی و چاپ را با کم‌ترین هزینه به شما ارائه دهد.
پیش فاکتور رسمی چیست؟
پیش فاکتور رسمی یک نوع قبض اولیه است که معمولاً برای فروش محصولات مورد استفاده قرار می‌گیرد. باید بدانید که این قبض معمولاً قبل از ارسال یا تحویل کالا برای خریداران ارسال می‌شود، در پیش فاکتور اطلاعاتی مانند هزینه حمل و نقل، وزن کالا و …درج می‌شود و می‌توان گفت که چنانچه خریدار هرگونه سوالی در مورد شرایط فروش و نوع کالا داشته باشد، می‌تواند با فروشنده در میان گذاشته و پیش فاکتور را تغییر دهد. در نظر داشته باشید که پیش فاکتور باعث می‌شود تا زمان انجام معامله کاهش پیدا کند و این نقش بسیار بزرگی را در پیش برد کسب و کار ایفا می‌کند.
چرا پیش فاکتور رسمی در کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد؟
در خصوص اینکه آیا استفاده از پیش فاکتور رسمی در کسب و کارها لازم و ضروری است، باید بدانید که برای کلیه کسب و کارها پیش فاکتور می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد و در این بین، آن دسته از کسب و کارهایی که محصولات خود را به صورت عمده و جزئی عرضه می‌کنند، به صورت قطع به این نوع پیش فاکتور نیاز دارند.
به عنوان مثال کسب و کارهایی مانند تجارت الکترونیک، فروشگاه‌ها و … همگی از پیش فاکتورهای رسمی استفاده می‌کنند و به همین دلیل، امروزه چاپ فاکتور رسمی و پیش فاکتور به موضوعی مهم تبدیل شده است. توجه داشته باشید که استفاده از پیش فاکتورهای رسمی به عنوان یک سند تجاری از اهمیت بالایی برخوردار است و باعث می‌شود تا مدیریت و پیش‌بینی هزینه‌ها و درآمدها در کسب و کارها به بهترین شکل ممکن انجام شوند.
اطلاعات چگونه در پیش فاکتور رسمی ذکر می شوند؟
توجه داشته باشید که در پیش فاکتور رسمی معمولاً چیزی که بسیار اهمیت دارد، درج جزئیات محصولات است؛ چرا که این اطلاعات بسیار مهم بوده و باید با دقت کامل در پیش فاکتور درج شوند، این جزئیات می‌توانند نام محصول، قیمت، تعداد، مجموع هزینه‌ها و… باشند.
اینگونه است که مشتری می‌تواند با ظرافت و دقت بیشتری با جزئیات سفارش خود آشنا شده و اگر نیاز باشد اصلاحاتی را روی آن انجام دهد. این نکته را به خاطر داشته باشید که درج جزئیات محصول باعث می‌شود تا در هر دو کسب و کاری بتوان اطلاعات دقیق و کاملی در مورد نوع سفارش به مشتری داد و اینگونه است که مشتری آن را به راحتی پردازش کرده و سپس دریافت می‌کند.
همان‌طور که گفته شد درج جزئیات بسیار موضوع مهمی است و باید این نکته را به خاطر داشته باشید که تعداد و قیمت محصولات باید کاملاً به صورت جداگانه در پیش فاکتور رسمی درج شوند، این اطلاعات بسیار مهم باعث می‌شوند تا مشتری بتواند اطلاعات لازم را به دست آورده و اصلاحات لازم را انجام دهد.
در نتیجه برای محاسبه هزینه و تصمیمگیری در مورد خرید قطعاً مشتری می‌تواند هوشمندانه‌تر اقدام کند؛ همچنین در کسب و کارها درج اطلاعات به این شکل باعث می‌شود تا فروشنده بتواند محصولات خود را با توجه به میزان موجودی محاسبه کرده و نسبت به، به‌روزرسانی محصولات هرچه سریع‌تر اقدامات لازم را به عمل آورد.
آیا بعد از تأیید پیش فاکتور رسمی می توان آن را تغییر داد؟
یکی از سوالاتی که مطرح می‌شود این است که آیا مشتری می‌تواند بعد از تایید پیش فاکتور رسمی تغییراتی را بابت سفارش خود اعمال کند؟
باید گفت معمولاً بعد از تایید پیش فاکتورهای رسمی با توجه به شرایط و قوانین کسب و کار می‌توان این کار را انجام داد. در کسب و کارهای مختلف بدین شکل است که بعضی می‌توانند بعد از تایید پیش فاکتور تغییرات را در سفارشات خود اعمال کنند اما بعضی دیگر با توجه به شرایط و قوانین خاص خود نمی‌توانند هیچگونه تغییری را به وجود آورند. به همین دلیل است که شما باید به شرایط و قوانین کسب و کار مورد نظر توجه کنید تا بعد از تایید پیش فاکتور مورد نظر با مشکل خاصی روبرو نشوید.
آیا در پیش فاکتور رسمی می توان به شرایط پرداخت اشاره کرد؟
در پیش فاکتور رسمی می‌توان در مورد شرایط پرداخت هم صحبت کرد؛ چرا که به عنوان یک سند رسمی شرایط و قیمت فروش محصولات در آن درج می‌شود و می‌توان گفت که در بسیاری از پیش فاکتورهای رسمی میزان پیش پرداخت و زمان پرداخت هم مشخص می‌شود که اگر فروشنده مبلغی را از مشتری به عنوان پیش پرداخت دریافت کرده باشد، این مبلغ در پیش فاکتورهای رسمی به همراه تاریخ پرداخت و مجموع مبلغ مشخص می‌شود و این نکته را هم باید به خاطر داشته باشید که عمدتاً در پیش فاکتورهای رسمی، جزئیات شرایط پرداخت مانند مبلغ پیش پرداخت، تاریخ پرداخت، مبلغ نهایی و روش پرداخت باید مشخص شوند که البته قبل از هر کاری شرایط باید به درستی مورد بررسی قرار گیرند.
پیش فاکتور رسمی چند نوع دارد؟
برای چاپ پیش فاکتور رسمی باید بدانید که از لحاظ ساختاری پیش فاکتورها چندان تفاوتی با یکدیگر ندارند، اما از نظر اولویت بندی اطلاعات شما را با شکل و شمایل خاصی روبرو می‌کنند. عمدتاً در بسیاری از پیش فاکتورها ممکن است که بخشی به نام تعداد چندان موضوع مهمی نباشد، اما در پیش فاکتورهای دیگر تعداد و قیمت را در اولویت چاپ قرار می‌دهند؛ همچنین باید بدانید که پیش فاکتورهای رسمی مختلف می‌توانند رنگبندیهای گوناگونی هم داشته باشند که با توجه به نوع کسب و کار و کلاس کاری که دارید، می‌توانید از این رنگبندیهای مختلف استفاده کنید. با این تفاسیر انواع پیش فاکتور به صورت رسمی معمولاً از نظر کاربری چندان با یکدیگر فرقی ندارند، اما از نظر ظاهری ممکن است تغییراتی را به نمایش بگذارند.
یک پیش فاکتور رسمی شامل چه بخش هایی است؟
در پیش فاکتور رسمی معمولاً برخی از بخش‌ها برای اینکه مورد تایید وزارت امور اقتصاد و دارایی باشند در اولویت قرار می‌گیرند. این اطلاعات شامل ثبت تاریخ، شماره سریال، مشخصات دقیق خریدار و فروشنده، مشخصات دقیق کالا، قیمت و مهر و امضا هستند.
ثبت تاریخ به شما کمک می‌کند تا بتوانید جزئیات معامله خود را به راحتی بیان کنیدکه این امر از نظر قانونی معامله شما را با اعتبار بالایی روبرو می‌کند. معمولاً برای هر فاکتور شماره سریال یکتایی هم وجود دارد که باعث می‌شود تا برگه‌های پیش فاکتور شما با یکدیگر تطبیق داشته باشند.
زمانی که مشخصات خریدار و فروشنده با جزئیات کامل درج شوند، معامله شما از نظرحقوقی اعتبار بیشتری پیدا می‌کند. در مورد قیمت هم باید بدانید که قیمت یک واحد است و باعث می‌شود شما برای افزایش اعتبار بتوانید نحوه پرداخت آن را چه بسا اگر به صورت اقساطی است هم بیان کنید. مهر و امضا هم ازجمله عناصر بسیار مهمی هستند که اعتبار پیش فاکتور شما را به صورت رسمی تایید می‌کنند.
هر انچه در مورد پیش فاکتور رسمی لازم و ضروری بود را به صورت مختصر ولی مفید به گونه‌ای که خارج از حوصله کاربر نباشد بیان کردیم. بهتر است بدانید که نحوه چاپ و طراحی بسیار موضوع مهمی است و اگر در این زمینه به کیفیت کار توجه نکنید، قطعاً با مشکلاتی خصوصاً از سمت اداره اقتصاد و دارایی روبرو خواهید شد. به همین دلیل، دفتر مهندسی مرسدس می‌تواند در این زمینه خدمات قابل قبولی را به شما ارائه دهد.
بدون دیدگاه